Wszystko na temat kopert!

Wszystko o kopertach, czyli jakie były początki kopert? Jakie mamy rozmiary oraz oznaczenia kopert? Jakie mamy rodzaje kopert oraz sposoby ich klejenia? Jak prawidłowo adresować koperty? Na te pytania odpowiedź znajdziemy w poniższym artykule.

Koperta, czyli posłanka ważnych wiadomości, mimo postępującej digitalizacji ma się bardzo dobrze. Koperty wykorzystujemy już nie tylko do wysyłki listów, ale również ważnych dokumentów, towaru czy wartościowych przedmiotów.

Pierwsze wzmianki o papierowych kopertach pochodzą prawdopodobnie z Chin. Podejrzewa się, że koperty były wykorzystywane podczas panowania południowej dynastii Song w latach 1127-1279. Chiński dwór cesarski wykorzystywał je do wręczania pieniężnych darów urzędnikom państwowym.

Do 1840 roku koperty były wykonywane ręcznie. Każda koperta była indywidualnie wycinana do odpowiedniego kształtu. Generowało to niestety dużą ilość odpadów. Optymalizacja przy tworzeniu kopert nadeszła z Wielkiej Brytanii, kiedy to powstał patent na metodę teselacji (kafelkowania). Wzory kopert układane były na dużym arkuszu, a następnie wycinane. Zmniejszyło to m.in ilość produkowanych odpadów. W 1845 roku wiktoriański urzędnik pocztowy Edwin Hill wynalazł maszynę do wycinania kopert, która dodatkowo je marszczyła oraz składała.

Takie prawdopodobnie były początki tradycyjnych, papierowych kopert. Od tamtych czasów zadania, przed jakimi stoją koperty, nie dotyczą tylko tradycyjnej wysyłki listów, ale również ważnych dokumentów, katalogów, ofert, broszur, towaru, a nawet pieniędzy. Z tego też względu szerokość oferty kopert mocno się rozbudowała. Od materiału, z jakiego jest wykonana, po różne wymiary, na przeznaczeniu kończąc.

Wymiary oraz oznaczenia kopert

Formaty kopert nie określamy za pomocą tabeli formatów A. Wymiary papieru w tabeli A są standardem ogólnoświatowym, spełniającym międzynarodową normę ISO 216. Natomiast dla kopert stosujemy formaty z tabeli B oraz C.
Wymiary dla papieru formatu C stosowane są przy produkcji kopert wykorzystywanych do wysyłki listów oraz innych dokumentów. Wymiary z tabeli C dopasowane są do międzynarodowych formatów A. Oznaczenie C odpowiada oznaczeniu A. Czyli jeżeli chcemy spakować list w formacie A5 to wybierzemy kopertę w formacie C5.
Wymiary dla formatu B dotyczą branży poligraficznej oraz drukarskiej. Koperty o wymiarach z tabeli B mają odpowiednio większe wymiary w stosunku do wymiarów z tabeli A. Podyktowane to było koniecznością pozostawienia kawałka papieru na margines, który po zadruku był obcinany do klasycznego formatu A.
Poniżej prezentujemy bardzo pomocny materiał o rozmiarach i oznaczeniach kopert. Pomoże on w dobrze odpowiedniej koperty do korespondencji

Jak prawidłowo adresować koperty listowe?

Chcąc mieć pewność, że koperta z zawartością trafi do adresata, musimy wiedzieć jak prawidłowo adresować koperty. Prawidłowo zaadresowana koperta sprawnie i szybko trafi do adresata.
Podstawowe zasady prawidłowego adresowania kopert:

• zanim przystąpimy do adresowania koperty, ważne jest, aby zostawić 1,5cm od dolnej krawędzi koperty bez jakichkolwiek zapisów. W tym miejscu znajduje się strefa kodowa i musi ona być pusta
• dane na kopercie muszą być czytelne i jednoznaczne
• dane adresata: wpisujemy w dolnym, prawym rogu. Wpisując te dane należy zachować odpowiednią kolejność
  Pierwsza linia: nazwa lub imię i nazwisko adresata
  Druga linia: ulica wraz z numerem domu lub mieszkania
  Trzecia linia: kod pocztowy oraz miejscowość.
  Czwarta linia: w przypadku kiedy koperta jest wysyłana zagranicę, pod nazwą miejscowości należy umieścić nazwę kraju. W innym przypadku nie wpisujemy nic
• dane nadawcy: wpisujemy w górnym, lewym rogu. Dane nadawcy wpisujemy w takiej samej kolejności jak dane adresata: nazwa lub imię i nazwisko, ulica wraz z numerem domu lub mieszkania, kod pocztowy oraz miejscowość. Dane nadawcy nie są wymagane na kopercie. Warto je jednak wpisać w przypadku kiedy koperta nie dotrze do adresata. Dane nadawcy są wykorzystywane w przypadku zwrotu.
• znaczek pocztowy: umieszczamy w górnym, prawym rogu
• inne informacje pocztowe jak „priorytet”, nr R umieszczamy w dolnym, lewym rogu

W jaki sposób zaklejamy koperty?

Na rynku występują trzy metody zaklejania kopert. Rodzaj klejenia jest oznaczany skrótami:

• NK, nieklejona – trochę myląca nazwa mówi nam o tym, że aby zamknąć kopertę, należy „poślinić” warstwę kleju znajdującego się na klapce koperty. Warstwa kleju znajdująca się na klapce jest aktywowana wodą
• SK, samoklejąca – na klapce koperty znajduje się warstwa kleju samoprzylepnego. Celem zamknięcia koperty należy zagiąć klapkę. Takie rozwiązanie bardzo usprawnia pracę przy wysyłce
• HK, samoklejąca z paskiem zabezpieczającym – najbardziej popularny sposób klejenia kopert. Jest to nic innego jak koperta typu SK z dodatkowym paskiem przykrywającym warstwę kleju. Celem zamknięcia koperty, należy najpierw zdjąć pasek, a następnie zagiąć klapkę i skleić. Jest to ciekawe rozwiązanie, gdyż zapobiega przypadkowemu sklejaniu się kopert

Koperty papierowe

Koperty papierowe są bardzo popularnym środkiem wykorzystywanym do wymiany korespondencji. Tradycyjne koperty listowe zostały rozszerzone o inne rodzaje kopert służących do różnych celów:

• koperty listowe – klasyczne koperty papierowe do wysyłki listów, zawiadomień, zaproszeń itp. Koperty listowe jeszcze nie dawno były bardzo popularne do celów prywatnych. Obecnie wykorzystywane są w bardzo dużej ilości do wysyłki różnego rodzaju zawiadomień, faktur, umów, zestawień, potwierdzeń salda itp. Wiele firm wykorzystuje koperty listowe, przekazując różne wiadomości do klientów. Standardowe koperty listowe nie są przeznaczone do wysyłki dużej ilości dokumentów. Mogą szybko ulec uszkodzeniu, rozerwaniu, co ma negatywny wpływ na zawartość. W kopercie takiej nie zmieścimy dużej ilości dokumentów, gdyż są one płaskie. Niektóre modele kopert posiadają niebieski poddruk. Poddruk ten znajduje się po wewnętrznej stornie koperty, a jest stosowany dla zapewnienia poufności korespondencji. Jest to istotne z punktu widzenia ważnych pism sądowych, urzędowych itp
• koperty listowe do pakowania maszynowego – wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z wysyłką ogromnej ilości listów, zawiadomień czy faktur. Bardzo popularne wśród dużych instytucji jak sądy, urzędy skarbowe, zakłady energetyczne czy gazownie. Wykorzystanie maszynowego pakowania kopert przyśpiesza wysyłkę wiadomości do klienta. Koperty do pakowania maszynowego to nic innego jak tradycyjne płaskie koperty listowe posiadające specjalne wycięcie klapy. Bardzo często koperty do maszynowego pakowania posiadają okienko, dzięki któremu widoczne są dane adresata. W takim przypadku dane adresata są umieszczane nie na kopercie, a na wysyłanym dokumencie
• koperty RBD – skrót RBD oznacza rozszerzany brzeg i dół. Koperty RBD przeznaczone są do wysyłki większej ilości dokumentów. Dzięki zastosowaniu grubszego papieru oraz wykorzystaniu rozszerzanego grzbietu koperta taka bez problemu zmieści katalogi, obszerne oferty czy dokumenty. Koperty poszerzane cechują się większą wytrzymałością, co pozwala na zachowanie przesyłki w całości, bez większych uszkodzeń
• koperty RTG – specyficzny rodzaj kopert, który w większości nie posiada klapki zamykającej. Są to koperty otwarte, stworzone głównie z myślą o przechowywaniu zdjęć rentgenowskich. Z tego też względu noszą nazwę kopert RTG. Koperty RTG są wykorzystywane do przechowywania zdjęć i dokumentów wewnątrz firmy. Nie są przeznaczone do bezpośredniej wysyłki do adresata
• koperty ozdobne – wykorzystywane wszędzie tam, gdzie chcemy podkreślić wyjątkową zawartość koperty. Koperty ozdobne występują w wielu ciekawych kolorach oraz wzorach. Koperty takie stosujemy do wysyłki lub wręczania zaproszeń urodzinowych, zaproszeń na wesele, voucherów oraz kartek okolicznościowych. Koperty ozdobne wykorzystywane są również do wręczania prezentów w formie pieniężnej. Ten rodzaj kopert, występuje raczej w niewielkich rozmiarach. Najbardziej popularne formaty to C6, DL oraz koperty kwadratowe o wymiarach 145x145mm lub 160x160mm

Koperty wysyłkowe

Wśród kopert wysyłkowych możemy rozróżnić:

• koperty ochronne bąbelkowe – są to koperty do wysyłki, składające się z dwóch warstw. Pierwsza warstwa, wewnętrzna, to folia z pęcherzykami powietrza, czyli folia bąbelkowa. Warstwa druga, czyli zewnętrzna to papier, na którym umieścimy dane adresata oraz nadawcy. Taka budowa koperty zapewnia odpowiednie zabezpieczenie zawartości przed uszkodzeniem. Koperty bąbelkowe wykorzystujemy najczęściej do wysyłki drobnego towaru
• koperty kartonowe – sztywne koperty rozszerzane przeznaczone do wysyłki dużej ilości ważnych dokumentów, katalogów, książek. Wykonane ze sztywnego kartonu, cechują się większą odpornością na uszkodzenia w transporcie oraz rozdarcia chroniąc tym samym zawartość
• foliopaki - bardzo popularne koperty foliowe do wysyłki towaru jak ubrania, ale również dokumenty, katalogi itp. Wykorzystując koperty foliowe tzw. foliopaki, chronimy zawartość przed wilgocią. Koperty takie też trudniej rozerwać i uszkodzić podczas transportu. Foliopaki są trwale klejone, a każda ingerencja w ich zawartość uszkadza kopertę. Koperty foliowe do przesyłek są alternatywą dla kopert kartonowych
• koperty kurierskie - jest to specjalny rodzaj kopert foliowych przeznaczonych do naklejania na opakowania i kartony. W kopercie kurierskiej umieścimy list przewozowy z danymi adresata i nadawcy. Posiadają samoprzylepną tylną stronę oraz boczny otwór za pomocą, którego wsuniemy list przewozowy. Wykorzystanie kopert kurierskich do przesyłek jest bardzo popularne, gdyż chroni ważne dokumenty jak list przewozowy przed zabrudzeniem czy zamoczeniem

Koperty bezpieczne

Koperty bezpieczne to rodzaj kopert foliowych do zadań specjalnych. Zostały stworzone z myślą o konieczności przesyłania i przekazywania wartościowych przedmiotów, depozytów oraz pieniędzy. Specjalna konstrukcja koperty gwarantuje zachowanie bezpieczeństwa przesyłki. Każda ingerencja w zawartość koperty powoduje jej trwałe uszkodzenie. Koperty bezpieczne mają nadrukowe pola do umieszczenia odpowiednich danych jak: data, dane adresata i nadawcy, podpis oraz dodatkowe informacje. Dodatkowo posiadają unikalny kod koperty, dla zapewnienia bezpieczeństwa przesyłki.