Archiwizacja dokumentów - jak to robić?

Prawidłowa archiwizacja dokumentów powinna mieć teoretyczne podstawy. Poniższy materiał pomoże zaznajomić się zarówno z teorią jak i praktyką w tym zakresie.

Archiwizacja z definicji obejmuje całościowy proces, na który składa się tworzenie, segregowanie oraz zabezpieczanie w odpowiedni sposób dokumentacji.
Postępowanie z tworzoną dokumentacją zarówno w urzędach, instytucjach czy firmach prywatnych podlega kategoryzacji ze względu na:

• wartość archiwalną dokumentacji
• nośnik
• dostępność do dokumentacji osób trzecich

Dokumenty z punktu widzenia ich wartości archiwalnej można podzielić na:

1. archiwalne, czyli takie które przedstawiają historyczną wartość. Dokumenty takie muszą być przechowywane wieczyście. W stosunku do takiej dokumentacji stosuje się zapisy prawne ujęte w polskim prawie archiwalnym. Dokumentację archiwalną oznacza się symbolem A. Powstaje ona w wytypowanych przez archiwum państwowe jednostkach organizacyjnych i podlega jego nadzorowaniu. Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi określają Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Do dokumentów archiwalnych zaliczyć można:
   • statuty i regulaminy
   • protokoły z posiedzeń organów kolegialnych
   • sprawozdania, plany i analizy
   • księgi stanu cywilnego
   • hipoteki, notariaty
   • akta sądowe
   • oryginały map i planów
   • dokumentację kadrową osób mających znaczenie dla regionu lub kraj
2. niearchiwalne, czyli takie które mają tylko czasowo praktyczne znaczenie. Przykładem mogą być dokumenty dotyczące szkoleń, protokoły egzaminów końcowych lub dokumentacja kadrowo-płacowa pracownika powstająca w zakładach pracy. Dokumentacja niearchiwalna jest dodatkowo sklasyfikowana wg oznaczeń B, Bc i BE:
   • oznaczenie „B” z dodaniem cyfr arabskich np. 5, 10, 25, co oznacza nic innego jak okres przechowywania liczony w latach. Jest to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie oznaczonego okresu jej przechowywania, podlega brakowaniu. Brakowanie polega na wydzieleniu i przekazaniu do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, w przypadku której upłynął obowiązujący okres przechowywania. Należy zwrócić uwagę, że okres przechowywania liczony jest w pełnych latach kalendarzowych, czyli od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia spraw
   • oznaczenie „Bc” jest stosowane do dokumentacji, która cechuje się krótkotrwałym znaczeniem praktycznym. Dokumentację taką po jej wykorzystaniu, w momencie kiedy starci ona praktyczną przydatność można zniszczyć. Dokumentacja taka jest w większości przypadków przechowywana krócej niż rok
   • oznaczenie „BE” z dodaniem cyfry arabskiej np. 5, 10, 25. Jest to dokumentacja, która po okresie jej przechowywania jest poddawana sprawdzeniu przez archiwum państwowe - tym się ona różni od dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B. Decyzją archiwum państwowego dokumentacja ta może zmienić kategorię np. może zostać zakwalifikowana do kategorii A jako dokument archiwalny

Dokumentacja zarówno archiwalna jak i niearchiwalna może być utrwala na różnego rodzaju nośnikach. Podstawowym nośnikiem był i nadal jest papier, a dokumentację utrwaloną na papierze nazywamy dokumentacją aktową. Innym rodzajem jest dokumentacja audiowizualna, przechowywana i utrwalana na płytach, kasetach, dyskach czy fotografiach.

Uwzględniając kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich możemy wyróżnić:

• dokumentację jawną, która nie jest objęta klauzulą tajności
• dokumentację niejawną, która następnie dzieli się na: ściśle tajną, tajną, poufną i zastrzeżoną. Dokumentacja tajna i ściśle tajna stanowi tajemnicą państwową i jest chroniona przez 50 lat od momentu jej powstania. Dokumentacja poufna i zastrzeżona stanowi tajemnicę służbową i jest przechowywana od 2-5 lat

Po zapoznaniu się z kategoryzacją wytwarzanych dokumentów należy przystąpić do sporządzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Wykaz akt pozwoli nam na odpowiednią organizację i uporządkowanie pracy z dokumentacją biurową. Stworzenie takiego wykazu sprowadza się do klasyfikacji całej dokumentacji powstającej w jednostce organizacyjnej czy przedsiębiorstwie z uwzględnieniem trzech powyżej wymienionych kryteriów.

Jakie dokumenty jako przedsiębiorca muszę archiwizować?

W kolejnej części artykułu skupimy się na dokumentacji powstającej w większości firm. Ze względu na to, że nie wszystkie dokumenty przedsiębiorca musi przechowywać, ważne jest zapoznanie się z wytycznymi dotyczącym rodzajów dokumentacji wymagającej archiwizowania.

Przepisy prawa nakładają na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania i ochrony następującej dokumentacji:

1. ZUS dokumentacja pracownicza; do dokumentów takich zaliczamy listy płac, karty wynagrodzeń. Dokumentacje taką można przechowywać zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej i należy przechowywać ją przez okres:
   • dla pracowników zatrudnionych po 01.01.2019 – 10 lat
   • dla pracowników zatrudnionych między 1999-2019 – 10 lat, jeżeli pracodawca przesłał do ZUS odpowiedni raport informacyjny
   • dla pracowników zatrudnionych przez 1999 – 50 lat
2. do celów podatkowych; do tej kategorii dokumentacji zaliczamy paragony, faktury, księgi podatkowe, rejestry zakupów i sprzedaży VAT, deklaracje VAT, potwierdzenie zapłaty VAT, protokoły likwidacji zniszczonych towarów oraz inne dokumenty potwierdzające przychody i koszty. Należy je przechowywać przez okres 5 lat
3. ZUS dokumentacja dotycząca przedsiębiorcy; do tej kategorii dokumentacji zaliczamy formularze zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe np. ZUS DRA. Dokumentację taką należy przechowywać przez 5 lat

Jak prowadzić firmowe archiwum?

Zakładowe archiwum można prowadzić w swoim zakresie lub też zlecić to odpowiednim, specjalizującym się w temacie firmom.
Prowadzenie w swoim zakresie, firmowego archiwum wymaga od Nas systematyczności i dokładności. Ważne jest odpowiednie podejście oraz przygotowanie materiałów. Należy zwrócić szczególną uwagę na dwie podstawowe kwestie:

• stosować archiwizację dla bieżących dokumentów – wykorzystuj segregatory opisując zawartość na grzbiecie, korzystaj z przekładek do segregatorów, stosuj teczki
• zawartość segregatorów (już uporządkowana jeżeli zastosowano się do uwagi powyżej) można szybko przenieść - za pomocą klipów archiwizacyjnych - do pudeł pojedynczych lub zbiorczych. Pudła należy opisać. Warto również czasami stosować różne kolory pudeł, zarówno dla wzrokowego odróżnienia ich zawartości jak i ocieplenia widoku archiwum. Inne metariały do archiwizacji to teczki – głównie stosowane do przechowywania akt osobowych; oraz fastykuły – okładka wykonana z twardej tektury, połączona tasiemką, dla przechowywania większej ilości dokumentów.

W czym przechowywać dokumenty składane do archiwum?

Ważne jest aby dobrać odpowiednio rodzaj materiałów do archiwizacji, w zależności od tego jak długo mamy obowiązek przechowywać dokumenty.
Bieżąca dokumentacja może być przechowywana w segregatorach, teczkach, skoroszytach. Natomiast dokumentacja składana do archiwum powinna być przekładana do pudeł, fastykuł lub teczek. Ważne jest aby zwrócić uwagę jak długo dane dokumenty muszą być przechowywane.

Rozwiązania stosowane do przechowywania dokumentacji w archiwum wytwarzane są z tektury, która cechuje się odczynem kwasowym lub bezkwasowym. Ten czynnik jest decydujący przy wyborze pudła czy teczki do archiwizacji.
Dlaczego jest to takie ważne? Zwyczajne teczki oraz pudła są wykonane z tektury cechującej się odczynem kwaśnym. Ma to niekorzystny wpływ na przechowywaną zawartość, przyczynia się do rozpadu dokumentów, ich żółknięcia. Dlatego zwyczajne pudła czy teczki stosować należy do krótkotrwałego przechowywania.
Dla długotrwałego przechowywania należy stosować pudła, teczki i fastykuły wykonane z tektury bezkwasowej, czyli posiadającej odczyn PH powyżej 7 (optymalnie 7,5-10). Ważne jest też aby nie tylko tektura miała odpowiedni odczyn, ale również inne elementy łączące jak np. klej.

Jesteś naszym klientem? Zaloguj się, aby móc złożyć zamówienie

Jeżeli nie jesteś jeszcze naszym klientem, to możesz nadrobić tą zaległość i zarejestruj Swoją firmę