Niszczenie dokumentów jest naszym obowiązkiem, nałożonym na nas przez obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych. W związku z tym, każda firma, urząd czy instytucja musi posiadać urządzenie niszczące lub ewentualnie korzystać z usług firm zewnętrznych, specjalizujących się w temacie.
Z drugiej strony, prywatnie jest to ochrona naszych danych osobowych przed dostaniem się jej w niepowołane ręce. Dlatego też, niszczarki są coraz częściej wykorzystywane również w gospodarstwach domowych.

Temat urządzeń niszczących wydaje się wielu z nas dość skomplikowany. Wiadomo, że jeżeli coś jest trudne, to raczej nie lubimy się tym zajmować.
Celem uproszczenia tematu zebraliśmy ważne informacje, funkcje i dane techniczne dotyczące niszczarek w jednym miejscu. Po przeczytaniu tego artykułu, będziesz mieć wiedzę i jasność co do zasad, jakimi należy się kierować przy wyborze niszczarki i jak o nią dbać.

Parametry techniczne niszczarek

Na co należy zwrócić szczególną uwagę:

• ilość niszczonych kartek – koniecznie należy zwrócić uwagę, czy podane dane dotyczą kartek o gramaturze 80g czy 70g, gdyż w tym miejscu może dochodzić do rozbieżności
• niszczenie dodatkowych, drobnych elementów – jeżeli Twoje dokumenty są najczęściej zszywane lub łączone za pomocą spinaczy to warto, aby niszczarka miała funkcję ich niszczenia jednocześnie z dokumentami. W innym przypadku konieczne będzie rozszycie dokumentów oraz pozbycie się spinaczy, bo niszczarka po prostu ich nie zniszczy
• niszczenie nośników danych – niektóre modele niszczarek pozwalają dodatkowo na niszczenie płyt CD/DVD czy kart kredytowych. Ważne jest, aby było to powiązane z osobną szczeliną, gdzie będziemy niszczyć nośniki danych. Pozwoli to m.in. na odpowiednią segregację odpadów
• pojemność kosza na ścinki – zazwyczaj im większa ilość niszczonych kartek jednorazowo tym większy pojemnik na ścinki. Podyktowane to jest po prostu większą ilością niszczonych dokumentów. Wielkość pojemnika na ścinki uzależniona jest również od wielkości biura do jakiego przeznaczone jest urządzenie
• poziom hałasu – stosunkowo ważny parametr, który należy brać pod uwagę przy planowaniu ulokowania urządzenia. Jeżeli firma dysponuje osobnym pomieszczeniem, gdzie praca niszczarki nie będzie nikomu przeszkadzała to parametr ten nie ma większego znaczenia. Jednak większość niszczarek stoi w biurach, gdzie poziom hałasu pracujących urządzeń ma ogromne znaczenie i należy brać to pod uwagę
• normy niszczenia papieru, dotyczące wymagań jakie stawiane są maszynom do niszczenia dokumentów (DIN 66399)

• • P-1 kartka pocięta na paski o maksymalnej szerokości 12mm. Przeznaczona głównie dla dokumentów nie zawierających danych wrażliwych jak: materiały promocyjne, notatki, broszury, zapiski

• • P-2 kartka pocięta na paski o maksymalnej szerokości 6mm. Przeznaczona dla dokumentów z neutralnymi danymi jak: korespondencja, formularze, ogłoszenia

• • P-3 kartka pocięta na ścinki o maksymalnej szerokości 2mm i powierzchni poniżej 320mm². Przeznaczona dla dokumentów poufnych jak: dokumenty kadrowe, oferty handlowe czy zamówienia

• • P-4 kartka pocięta na ścinki o maksymalnej szerokości 6mm i powierzchni poniżej 160mm². Przeznaczona dla dokumentów poufnych z danymi wrażliwymi, wymagającymi podwyższonej ochrony jak: bilanse, rachunki, wyciągi z kont, dokumenty podatkowe czy karty pacjenta

• • P-5 kartka pocięta na ścinki o maksymalnej szerokości 2mm i powierzchni poniżej 30mm². Przeznaczona dla dokumentów tajnych mających znaczenie dla firm, instytucji i urzędów jak: dokumenty strategiczne, patenty, dokumenty sądowe, analizy finansowe

• • P-6 kartka pocięta na ścinki o maksymalnej szerokości 1mmi powierzchni poniżej 10mm². Przeznaczona dla dokumentów tajnych, wymagających wysokiej klasy środków bezpieczeństwa jak: dokumentacja urzędowa, dane dotyczące badań i rozwoju

• • P-7 kartka pocięta na ścinki o maksymalnej szerokości 1mm i powierzchni poniżej 5mm². Przeznaczona dla dokumentów ściśle tajnych, wymagających najwyższego poziomu bezpieczeństwa jak: dane wojskowe czy policyjne

Funkcjonalności niszczarek

Dodatkowe mocne strony urządzeń usprawniające proces niszczenia dokumentów:

• automatyczny podajnik – bardzo wygodne rozwiązanie, chętnie wykorzystywane tam, gdzie mamy do czynienia z koniecznością niszczenia dużej ilości dokumentów jednocześnie. Podajnik tego typu pozwala na załadowanie niszczarki określoną ilością arkuszy (np. 50, 100, 200), bez konieczności nieustannego ich dokładania. Podajnik ten może być również wyposażony w blokadę otwarcia, zapewniającą poufność niszczonych dokumentów. Wśród najpopularniejszych modeli z automatycznym podajnikiem znaleźć można takie marki jak: Kobra, Rexel, Fellowes, Ideal czy Wallner
• Jam Proof – funkcja zapobiegająca zacięciom papieru podczas niszczenia. W przypadku jego zaklinowania włącza się automatyczne cofanie i wycofuje niszczone dokumenty
• automatyczny start/stop oraz funkcja cofania - bardzo pomocne i usprawniające funkcjonalności niszczarek wpływające na szybkość i łatwość podczas niszczenia dokumentów
• system oszczędzający energię – niektóre modele niszczarek cechują się energooszczędnością, czyli prawie zerowym poborem mocy podczas trybu czuwania i/lub znacznie mniejszym zużyciem energii podczas niszczenia. Uwagę należy zwrócić na niszczarki Kobra z serii Hybrid, które przechowują zmagazynowaną energię elektryczną oraz automatycznie odłączają się od sieci po zakończeniu pracy
• osobne pojemniki do niszczenia dokumentów oraz nośników danych – taka funkcjonalność pozwala na segregację odpadów
• praca ciągła – czyli silnik specjalnie przystosowany do ciągłego niszczenia. Jeżeli nie niszczysz dokumentów na bieżąco, tylko dopiero po uzbieraniu ich dużej ilości, to przyda się funkcja pracy ciągłej. Rozwiązanie to pozwala na niszczenie dokumentów bez przerwy przez dłuższy czas
• automatyczne oliwienie noży – dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania i dłuższej żywotności urządzenia, należy co jakiś czas oliwić noże tnące znajdujące się w niszczarce. Standardowo do tego celu używamy specjalnego oleju. Jednak niektóre modele niszczarek wyposażone są w system automatycznego oliwienia, co eliminuje konieczność manualnej konserwacji
• dodatkowy czujnik, zatrzymujący pracę noży w momencie dotknięcia szczeliny wejściowej przez człowieka lub zwierzę. Funkcja ta jest przydatna szczególnie w gospodarstwach domowych, chroni dzieci i zwierzęta przed przypadkowym skaleczeniem
• czujnik zapełnienia kosza – dodatkowa informacja umieszczona na panelu sterowania niszczarką, która wskazuje nam na konieczność opróżnienia kosza na ścinki
• obudowa na kółkach – ułatwia przemieszczanie niszczarki i jest wyjątkowo istotna w przypadku większych, cięższych urządzeń

Jak korzystać z niszczarek

Czyli jak użytkować je w sposób bezpieczny oraz jak o nie dbać, aby odpowiednio nam służyły:

• należy niszczyć jednocześnie tylko taką ilość kartek jaka jest wskazana przez producenta
• należy zapoznać się z parametrami niszczarki – nie wszystkie niszczarki niszczą np. spinacze czy karty kredytowe. W przypadku kiedy niszczarka jest przystosowana do niszczenia zarówno papieru jak i nośników danych należy wykonywać tą czynność osobno, nie jednocześnie
• jeżeli niszczarka nie jest przystosowana do pracy ciągłej, należy robić krótkie przerwy podczas niszczenia dużej ilości dokumentów
• należy regularnie opróżniać kosz na ścinki
• należy systematycznie oliwić noże tnące za pomocą specjalnego oleju. Przedłużamy dzięki temu żywotność niszczarki i zwiększamy jej wydajność

Oferta niszczarek na rynku jest dość szeroka, zatem znajomość powyższych danych jest kluczowa przed wyborem odpowiedniego urządzenia.
Jednocześnie producenci urządzeń niszczących stale opracowują i wprowadzają nowsze, lepsze i bardziej funkcjonalne modele przystosowane do zmieniających się i rosnących potrzeb firm, urzędów, instytucji oraz konsumentów.