Papier biurowy - formaty, parametry, rodzaje!

Praca biurowa papierem stoi. Bez względu na to jaka jest forma działalności. Stanowisko administracyjne w firmie prywatnej, zakładzie produkcyjnym czy instytucji państwowej, wszędzie powstają dokumenty i muszą być odpowiednio zarządzane.
Drukowanie dokumentów jest prostą czynnością, nie wymaga specjalnych umiejętności. Jednak ich obieg, odpowiednie porządkowanie, przechowywanie oraz archiwizowanie to już praca wymagająca pewnych kompetencji.
Wróćmy jednak do drukowania dokumentów oraz innych materiałów związanych z działalnością firmy, urzędów, placówek edukacyjnych. Podstawą jest papier do drukarki.
Poniższy materiał powie nam, jakie mamy formaty papieru biurowego, jakie są parametry papieru, poznamy również najbardziej popularne gramatury papieru oraz rodzaje papieru, wykorzystywanego w biurach, placówkach edukacyjnych itp.

Formaty papieru

Format A4

Najbardziej powszechnym formatem papieru jest format A4. Wymiary kartki takiego papieru to 210mmx297mm. Większość programów, w których powstają dokumenty, jest automatycznie przystosowana do wyglądu oraz wydruku dokumentu, właśnie w formacie A4.

Format A3

Kolejnym, również bardzo popularnym formatem papieru, jest format A3. Format A3 to połączenie dwóch kartek formatu A4. Wymiary papieru w formacie A3 to 297mmx420mm.

Format A5

Kolejnymi formatami jest, format A5. Kartka w formacie A5 powstaje poprzez złożenie kartki formatu A4 na pół. Wymiary papieru o formacie A5 to 148mmx210mm.

Format DL

W niektórych placówkach wykorzystywany jest również papier w formacie DL. Najczęściej na takim formacie drukuje się recepty. Papier w formacie DL powstaje poprzez złożenie kartki papieru A4 na trzy części, wzdłuż dłuższego boku. Wymiary papieru w formacie DL to 210mmx99mm.

Występują również inne formaty papieru, większe od A4 jak: A2, A1 oraz mniejsze, jak A6.
Do użytku biurowego najczęściej wykorzystuje się papiery w formatach opisanych powyżej jak: A4, A3, A5 oraz DL. Większe formaty papieru stosowane są w drukarniach, pracowniach projektowych, pracowniach geodezyjnych.

Gramatura papieru

Najpopularniejszą gramaturą papieru biurowego jest 80g/m2. Taki papier jest najlepiej tolerowany przez wszelkiego rodzaju drukarki zarówno atramentowe, jak i laserowe oraz urządzenia wielofunkcyjne. Papier o tej gramaturze idealnie sprawdza się zarówno przy dużej ilości wydruków, jak i sporadycznym drukowaniu. To na papierze o gramaturze 80g/m2 drukujemy faktury, dokumenty dostaw, zawiadomienia, potwierdzenia itp. Praktycznie 90% powstających w biurach dokumentów jest drukowanych właśnie na takim papierze.

Im więsza wartość gramatury, tym papier jest grubszy. Papier o wyższych gramaturach jest wykorzystywany do drukowania ważniejszych dokumentów, zaproszeń, listów gratulacyjnych, dyplomów, plakatów itp.
Papier o gramaturze od 90-200g/m2 jest zazwyczaj dobrze traktowany przez drukarki. Urządzenie nie powinno mieć problemu z pobraniem takiego papieru oraz nie powinien on się w drukarce zacinać.
W przypadku większej gramatury, między 250-300g/m2, należy się upewnić, że drukarka będzie w stanie z takim papierem współpracować. Wysoka gramatura papieru może czasami być problematyczna dla drukarki. Problemem może być pobranie grubego papieru do drukowania lub też przepuszczenie go przez urządzenie. Gruby papier może się po prostu w drukarce zacinać.

Parametry papieru biurowego

Oprócz formatu oraz gramatury papier biurowy określają takie podstawowe parametry jak:

• białość - parametr ten określony jest wartością w skali CIE i oscyluje między 140-180. Im większa wartość tego parametru tym papier jest bielszy. Wartość CIE klasyfikuje papier do jednej z trzech klas. Papiery z klasy A cechują się białością na poziomie CIE równym 168-169. Papiery z klasy B to wartość CIE równa 160-161. Ostatnia klasa papieru to klasa C i zaliczamy do niej papier o białości na poziomie CIE równym 146.
  Najpowszechniej stosowanym papierem biurowym jest papier z klasy C. Idealnie sprawdza się wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z dużą ilością wydruków, a drukowane dokumenty nie są wykorzystywane w celach promocyjnych czy reprezentatywnych. Warto zwrócić uwagę, że papiery o wyższych białościach są papierami droższymi. Z tego głównie powodu przed wyborem odpowiedniej klasy papieru należy zastanowić się nad rodzajem drukowanych dokumentów oraz ich ilością. Pozwoli to optymalizację kosztów związanych z drukowaniem
• nieprzezroczystość określana w procentach. Nieprzezroczystość jest to bardzo ważny parametr papieru biurowego, który określa jakość pokrycia druku oraz jego nieprzenikanie na drugą stronę kartki. Wzrost nieprzezroczystości idzie w parze z gramaturą papieru. Zazwyczaj im wyższa gramatura papieru tym jego większa nieprzezroczystość
• wilgotność - jest to kolejny istotny parametr mówiący o jakości papieru. Ma on również wpływ na jego strukturę. Przy wilgotności na poziomie powyżej 55% papier staje bardziej miękki, falujący i przywierający do siebie. Natomiast niska wilgotność papieru powoduje, że staje się on bardziej naciągnięty oraz elektryzuje się. Optymalny poziom wilgotności względnej to 50-55%

Rodzaje papieru do użytku biurowego

Papier biurowy biały i kolorowy

Najpopularniejszym papierem biurowym jest papier biały, w formacie A4 oraz gramaturze 80g/m2. W obiegu biurowym znajdują się najczęściej papiery klasy C, B, rzadziej natomiast klasy A. Wykorzystanie papieru klasy C jest najbardziej ekonomicznym rozwiązaniem w przypadku, kiedy mamy do czynienia z dużą ilością wydruków dokumentów użytku codziennego. Dla podstawowej działalności nie ma ekonomicznego uzasadnienia dla korzystania z papieru klasy A. Wysoka białość papieru sprawdza się w przypadku drukowania dokumentów wysokiej wagi jak akta notarialne, ważne pisma urzędowe itp.
Poza klasycznym papierem w kolorze białym, w obiegu biurowym znajdują się również papiery kolorowe. Jest to papier jednobarwny, przeznaczony do drukowania na drukarkach laserowych oraz atramentowych. Wykorzystując kolorowy papier do wydruku chcemy osiągnąć efekt wyróżnienia. Z tego też powodu najczęściej korzystamy z tego rodzaju papieru do drukowania informacji, ulotek, memów. Papier kolorowy występuje w dwóch formatach A4 oraz A3. Wśród papierów kolorowych mamy do wyboru bardzo szeroką gamę kolorystyczną, od kolorów klasycznych, pastelowych, intensywnych na neonowych kończąc.

Papier satynowy

Papier satynowy to papier biały o gramaturze większej niż 90g/m2, posiadający satynową powłokę. Powłoka ta sprawia,  że papier cechuje się wyjątkową gładkością, jest delikatnie śliski, miły w dotyku, wygląda bardziej elegancko od klasycznego białego papieru. Jest to papier o wysokiej białości między 161-168CIE. Idealnie sprawdza się przy wydrukach kolorowych. Pozwala na wydobycie soczystych barw, co ma niebagatelny wpływ na efekt końcowy drukowanego dokumentu. Z tych względów najczęściej jest wykorzystywany do wydruku zaproszeń, ulotek, listów gratulacyjnych, podziękowań oraz zdjęć.
Jak już wspomnieliśmy, papier satynowy cechuje się wyższą gramaturą od klasycznego papieru ksero, podnosi to rangę drukowanego dokumentu. Gramatura papieru satynowego przyjmuje wartości od 90g/m2 do 350g/m2. Występuje on w dwóch formatach: A4 oraz A3. Ze względu na gładką strukturę jest przeznaczony głównie do wydruku na drukarkach laserowych.

Papier ekologiczny

Produkcja papieru jest procesem mającym niekorzystny wpływ na środowisko naturalne. Rozpoczynając od pozyskiwania surowca (drewna), poprzez wykorzystywanie szkodliwego chloru, do wybielania papieru. Produkcja papieru jest również bardzo energochłonna.
Konieczność zminimalizowania negatywnego wpływu na środowisko naturalne procesów stosowanych przy produkcji papieru, przyczyniło się do wprowadzenia na rynek papieru biurowego w wersji ekologicznej.
Papier ekologiczny najczęściej kojarzy się z szarym papierem. Kartki takiego papieru swój „naturalny” kolor zawdzięczają wykorzystaniu makulatury lub włókien recyklingowych oraz pominięciu procesu bielenia.
W ofercie Artim wśród szarych papierów ekologicznych wyróżnić możemy:

• papier Lettura – papier ten poza lekko kremowym kolorem kartek oraz białością na poziomie 60CIE posiada szereg certyfikatów środowiskowych. Należą do nich certyfikat FSC, PEFC oraz BlueAngel. Papier Lettura występuje w formacie A4, gramatura 80g/m2
• papier Steinbeis – cechuje się lekko szarym odcieniem kartek o białości na poziomie 55CIE. Potwierdzeniem jego ekologiczności są certyfikaty EU Ecolabel oraz BlueAngel. Papier ten jest papierem matowym, co bardzo ładnie podkreśla jego ekocharakter. Występuje w formatach A4 i A3, gramatura 80g/m2

Na rynku występują również papiery biurowe ekologiczne w kolorze białym. Bezapelacyjnym liderem w tej kategorii jest biały papier biurowy Multicopy o bardzo wysokim poziomie CIE, aż 168. Papier Multicopy jest papierem w wersji premium. Jego bardzo wysoki poziom białości nie jest osiągany z wykorzystaniem szkodliwego chloru. Potwierdzeniem tego faktu jest certyfikat TCF, czyli Totally Chlorine Free.
Wysoka jakość papieru Multicopy idzie w parze z ekologią. Papier ten posiada szereg znanych na całym świecie, posiadających rygorystyczne wytyczne certyfikatów: Nordic Ecolabel Swan, EU Ecolabel oraz FSC. Papier MultiCopy występuje w formacie A4, gramatura 80g/m2

Papiery ozdobne

Arkusze barwne oraz kartony wizytówkowe są to papiery z kategorii ozdobnych, wykorzystywanych do druku materiałów promocyjnych, reprezentatywnych, dla podkreślenia wagi wydarzenia.

Podstawowe różnice pomiędzy arkuszami barwnymi czy kartonami wizytówkowymi a papierem kolorowym to przede wszystkim:

• powłoka satynowa
• faktura papieru, w przypadku kartonów wizytówkowych papier posiada często lękką strukturę np. płótna, kratki itp.
• ciekawa grafika
• wersje tematyczne, niektóre arkusze barwne oraz kartony wizytówkowe swoją grafiką nawiązują do tematyki świątecznej, szkolnej itp

Arkusze barwne oraz kartony wizytówkowe nie są wykorzystywane do drukowania faktur, dokumentów dostawy, potwierdzeń zamówień, czyli ogólnie mówiąc dokumentów codziennego użytku. Papier ten jest idealny na różne okazje związane z działalnością firmy, instytucji. Wykorzystamy go do drukowania listów gratulacyjnych, podziękowań, certyfikatów, zaproszeń, wizytówek, dyplomów, okolicznościowej korespondencji. Wykorzystać je możemy również do wydruku kart menu lub cenników.
Arkusze barwne to papier ozdobny o zwiększonej gramaturze, najczęściej jest to gramatura 100g/m2. Jest to papier gładki, satynowany, który jest przystosowany zarówno do druku laserowego jak i atramentowego. Charakteryzuje się piękną grafiką wraz z kolorowym tłem, co powoduje jego wyróżnienie się na tle zwykłych kartek papieru.
Papier wizytówkowy/Karton ozdobny to papier o znacznie większej gramaturze niż arkusze ozdobne. Gramatura kartonów wizytówkowych oscyluje między 160-270g/m2. Ważne jest, aby przed przystąpieniem do drukowania dokumentów na kartonie wizytówkowym czy ozdobnym zwrócić uwagę, do jakiego nadruku dany produkt się nadaje. Nie każdy papier z serii ozdobnych nadaje się do nadruku atramentowego.

Wykorzystanie papierów ozdobnych daje nieograniczone możliwości do tworzenia wyjątkowych, eleganckich dokumentów. Pozwala również na zastosowanie do kreatywnego tworzenia kartek okolicznościowych, zdobienia pudełek, kronik, albumów na zdjęcia itp. Szeroka gama zarówno kolorów, faktur jak i wykończeń daje praktycznie nieograniczone możliwości biurowo-szkolno-kreatywne.

Jesteś naszym klientem? Zaloguj się, aby móc złożyć zamówienie

Jeżeli nie jesteś jeszcze naszym klientem, to możesz szybko nadrobić tą zaległość i zarejestrować swoją firmę.