Bezpieczne i wieloletnie przechowywanie dokumentów!

Degradacja papieru to proces naturalny, zachodzi on jednak bardzo, bardzo powoli. Na szybkość tego procesu wpływa wiele czynników jak m.in. warunki przechowywania, temperatura, wilgotność powietrza, rodzaj oświetlenia i jego stopień oraz wiele innych. Na stopień degradacji mają wpływ również poziom zanieczyszczenia środowiska głównie obecność tzw. kwasotwórczych gazów jak dwutlenek siarki i tlenek azotu.

Zastanawiające jest to, że dzieła stworzone na papierze jeszcze 300 lat temu są w lepszej kondycji, niż dzieła stworzone w latach późniejszych. Istotny wpływ na to mają właściwości papieru oraz wykorzystane materiały do przechowywania dokumentów.

Pogorszenie trwałości papieru nastąpiło mniej więcej w połowie XIX wieku, kiedy to produkcja papieru ruszyła na masową skalę. Wcześniej surowcem do jego produkcji były włókna pochodzące ze szmat, odpadów konopnych i lnianych. Proces produkcji polegał na ręcznej pracy z wykorzystaniem tzw. młynów papierniczych.
Ze względu na coraz częstszy problem z pozyskiwaniem surowców ze szmat oraz ograniczonym zdolnościom młynów, wzmożono wysiłki w poszukiwaniu alternatywy. Udało się to tkaczowi Friedrichowi Gottlobowi Kellerowi, który na przełomie 1843-44 roku uzyskał masę papierniczą z drewna. Drewno w sposób mechaniczny było przerabiane na tzw. ścier drzewny, które było następnie wykorzystywane do produkcji papieru. Papier ten jednak, ze względu na wysoką kwasowość (spowodowaną zawartością ligniny w ścierze drzewnym) był bardzo kruchy i szybko żółknął pod wpływem światła. Zatem kolejnym krokiem w pozyskiwaniu surowców do niezwykle popularnego papieru, była konieczność oddzielenia ligniny. Udało się to w 1854 roku, poprzez zastosowanie chemicznej przeróbki drewna na masę celulozową.
Rozwój gospodarczy, wywierając nieustanny nacisk na zwiększenie produkcji papieru, przyczynił się do opracowania w USA w latach 1863-67 masy celulozowej siarczanowej.
Ścier drzewny oraz masa celulozowa przyczyniły się do rewolucji w zakresie produkcji papieru, dzięki czemu przemysł papierniczy nabrał strategicznego znaczenia.

Cud techniki stał się jednak też przekleństwem, gdyż papier powstały ze ścieru drzewnego lub celulozy siarczanowej cechował się wysoką kwasowością, co następnie wpływało na przyśpieszenie procesu jego degradacji. Taki papier po prostu szybciej się starzeje.
Ma to ogromny wpływ na żywotność zbiorów w archiwach i bibliotekach, jak i dokumentów kadrowych, księgowych itp.

Powstała zatem potrzeba na produkcję papieru, który nie będzie zawierał kwasów.
Mimo świadomości szkodliwego wpływu kwasów na papier, a tym samym zachowanie w dobrym stanie dzieł sztuki i trwałości ważnych dokumentów, dopiero w 1994 roku została opublikowana międzynarodowa norma ISO 9706 dotycząca papieru bezkwasowego.
Norma ta określa wymagania stawiane dla papierów, kartonów i tektur do tworzenia i przechowywania cennych dzieł, prac i dokumentów.
Podstawowe wymagania normy ISO 9706:

• odporność na przedarcie w obu kierunkach, przynajmniej 350 mN (dla papierów powyżej 70 g/m2)
• rezerwa zasadowa (alkaiczna) przynajmniej 0,4mol/kg
• odporność na utlenianie, Kappa poniżej 5
• wartość pH od 7,5-10

Uzupełnieniem normy ISO 9706 jest norma ISO 16245, która dotyczy nie tylko papieru, tektury czy kartonu. Stawia ona wymagania również wszystkim pozostałym elementom wchodzącym w skład produktu oraz służącym do jego produkcji jak klej, szycia, elementy metalowe, barwniki itp.

Produkcja papieru w nowych, zasadowych warunkach ma na celu neutralizację kwasów naturalnie występujących w miazdze drzewnej oraz tworzenie takiego środowiska, aby zapobiec tworzeniu się dodatkowych kwasów, które mogą powstawać np. poprzez zastosowanie klejenia. Dzięki takiemu rozwiązaniu osiągamy wydłużenie żywotności dokumentów. Kolejną niezwykle ważną zaletą produkcji papieru bezkwasowego jest stosowanie mniej żrący środków chemicznych, co ma korzystniejszy wpływ na środowisko naturalne oraz działa mniej destrukcyjnie na maszyny produkcyjne.

W przypadku kiedy powstałe dokumenty wymagają archiwizowania przez wiele lat, musimy im stworzyć odpowiednie środowisko. Środowisko pozbawione w największym możliwym stopniu kwasów. W tym celu stosujemy odpowiednie materiały wykonane z bezkwasowego kartonu lub tektury.

Teczki

Archiwa zakładowe, państwowe oraz muzealne, często korzystają z przechowywania ważnych dokumentów w teczkach kartonowych wiązanych. Pozwala to na bardziej szczegółową archiwizację, gdyż każda teczka może być indywidulanie opisana i zawierać nie zbiór dokumentów, ale jego pewną, ściśle określoną część. Zapewnia to szybkie oraz celne dotarcie do ważnych dokumentów znajdujących się w archiwum.
Wśród teczek takich możemy rozróżnić teczki:

• wykonane z kartonu bezkwasowego – znajdziemy tutaj teczki takich producentów jak Bigo, Kieltech i Barbara
• wykonane z kartonu bezkwasowego certyfikowanego ISO 9706 oraz zgodnego z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku. Teczki takie gwarantują zachowanie dokumentów przez okres nawet 100 lat. Producentami specjalizującymi się w produkcji teczek bezkwasowych certyfikowanych jest Bigo oraz Kieltech

Fastykuły

Mimo, że fastykuły powoli przechodzą do lamusa, to jednak nadal cieszą się powodzeniem w archiwach znajdujących się w instytucjach państwowych.
Budowa fastykuły składa się z dwóch bardzo sztywnych, luźnych okładek. Okładki takie po umieszczeniu między nimi dokumentów łączy się za pomocą długiej tasiemki, przewleczonej przez oczka umieszczone na okładkach fastykuły. Tasiemkę taką następnie zawiązuje się dość ciasno, aby zabezpieczyć dokumenty przed wypadaniem.
Wadą fastykuł jest ich otwarta forma, gdyż nie jest ona wyposażona w brzegi kryjące dokumenty przed czynnikami zewnętrznymi.
Wśród fastykuł wyróżniamy te wykonane z tektury bezkwasowej oraz te wykonane z certyfikowanej tektury bezkwasowej

Pudła archiwizacyjne

Podstawową zaletą pudeł archiwizacyjnych jest możliwość przechowywania dużej ilości dokumentów. Dokumenty te mogą być włożone luzem, spięte klipsem do archiwizacji lub znajdować się w teczkach kartonowych. Pozwala to na szybkie dotarcie do większej ilości dokumentów. Dodatkowo pudła mają formę zamkniętą, zatem (w odróżnieniu do fastykuł) lepiej chronią dokumenty przed czynnikami zewnętrznymi.
Pudła do archiwizacji dzielimy na:

• wykonane z bezkwasowej tektury, jak pudła polskich producentów Kieltech i Vaupe
• wykonane z bezkwasowej tektury z certyfikatem ISO 16245. Należą do nich pudła Infinity marki Leitz. Dodatkowymi zaletami pudeł Infinity jest ich innowacyjna konstrukcja z automatycznie składanym dnem, co pozwala na niezwykle szybkie i bezproblemowe ich złożenie. Pudła te nadają się również w 100% do recyklingu oraz posiadają ekologiczny certyfikat FSC.