Zarządzaj i przechowuj dokumenty korzystając z ekologicznych rozwiązań?

Czy praca administracyjna, obieg dokumentów musi być "śmieciogenny"? Czy zwracasz uwagę na ekologiczne alternatywy tradycyjnych produktów?

Każde przedsiębiorstwo, instytucja, urząd tworzą dokumenty, wprowadzają je w obieg, zarządzają nimi, przechowują i archiwizują. Mimo wzrostu zainteresowania i wykorzystania cyfryzacji w obiegu dokumentów, to jednak tradycyjna forma nadal jest domeną pracy administracyjnej. Czy jednak w swojej pracy zwracasz uwagę na to, jak tradycyjne formy porządkowania i przechowywania dokumentów zastąpić formą ekologiczną? Jakie zastosować rozwiązania w pracy w biurze z dokumentami, aby praca ta miała jak najmniejszy negatywny wpływ na środowisko naturalne?
Odpowiedź jest prosta – korzystać z tradycyjnych materiałów biurowych, ale w wersji ekologicznej oraz zwracać uwagę na jakość produktów.
Materiały biurowe, którym przyświeca myśl ekologiczna pomagają w pracy dokumentami. Usprawniają zarządzanie nimi, ich segregowanie, bieżące przechowywanie oraz archiwizowanie. W przypadku, kiedy w ślad za ekologią idzie również jakość to mamy pewność, że rozwiązania te będą nam służyły długo, rzadziej będziemy musieli je wymieniać na nowe. Wszystko to składa się na zmniejszenie ilości odpadów, a jeżeli już takie powstają to ich segregacja jest łatwa i bezproblemowa. 
Wśród rozwiązań w zakresie pracy z dokumentami, które przybliżają nas do zrównoważonego biura rozróżnić możemy następujące podkategorie.

Przechowywanie dokumentów

Tekturowe teczki

Teczki zamykane na gumkę są bardzo popularne dla bieżącego przechowywania niewielkiej ilości dokumentów. Teczki te pozwalają na swobodne przenoszenie dokumentów bez zagrożenia, że mogą one wypaść. Teczki ekologiczne polskiego producenta Barbara zostały wykonane z tektury typu Kraft o gramaturze 300g/m2 podlegającej w 100% recyklingowi. Teczka charakteryzuje się delikatnym jasnobrązowym kolorem bez dodatkowego nadruku lub z subtelnym nadrukiem symbolizującym cztery żywioły: wodę, powietrze, ziemię lub ogień. Kolor gumki nawiązuje do koloru nadruku na teczce. Dzięki rozwiązaniu jakie oferuje nam Barbara otrzymujemy wytrzymałą, ładnie prezentującą się teczkę do przechowywania dokumentów, prac czy rysunków na dodatek w wersji ekologicznej.

Segregatory i przekładki

W przypadku konieczności pracy z większą ilością dokumentów, kiedy musimy na bieżąco nimi zarządzać, idealnie sprawdzają się segregatory i przekładki. W segregatorze umieścimy bardzo pokaźną ilość dokumentów, a dzięki przekładkom posegregujemy je tematycznie. Pozwala to na szybkie odnalezienie właściwego dokumentu podczas pracy, bezproblemowe i sprawne ich porządkowanie.
W kwestii ekologicznych rozwiązań dla segregatorów i przekładek na uwagę zasługują przede wszystkim:
Segregatory Esselte CO2 - cała kolekcja wąskich i szerokich segregatorów Esselte CO2 stworzona została z największą dbałością o środowisko naturalne. Segregatory są neutralne pod względem emisji CO2 oraz w 100% wykonane z papieru pochodzącego z recyklingu. Najważniejsze jest to, że ekologiczne cechy tej kolekcji są potwierdzone przez certyfikaty środowiskowe Blue Angel oraz FSC. Dodatkowymi atutami segregatorów NO.1 Power jest unikalny i opatentowany mechanizm dźwigniowy oraz blokada okładki, co zapobiega samoczynnemu otwieraniu się segregatora. Pozostałe cechy mające za zadanie usprawnienie pracy z dokumentami to przede wszystkim:

• wytrzymały karton obustronnie pokryty papierem z recyklingu
• otwór na palec pozwalający na łatwe wyciąganie segregatora z półki
• metalowe okucia na rogach zapewniające dłuższą żywotność
• przyklejana etykieta
• duża pojemność, przy segregatorach o grzbiecie 50mm jest to 350 kartek, przy segregatorach o grzbiecie 75mm mieści do 500 kartek

Przekładki kartonowe - samo umieszczenie dokumentów w segregatorze może być niewystarczające dla sprawnego zarządzania nimi. Często jest tak, że dokumenty te dotyczą różnych działów, tematów i warto je odpowiednio w tym segregatorze posegregować. Po odpowiednim ułożeniu dokumentów należy je oddzielić od siebie przekładkami. Na przekładkach tych następnie należy umieścić nazwę lub krótki opis zawartości. Pomaga to w szybkim znalezieniu odpowiedniego dokumentu. Przekładki w wersji ekologicznej to przede wszystkim kartonowe przekładki marki Esselte. Przekładki te występują w formacie A4 lub 1/3 A4. Wykonane są z mocnego kartonu pochodzącego z odzysku. Posiadają certyfikat Blue Angel, który jest znanym w całej Europie certyfikatem środowiskowym. Kolorystyka przekładek pozwala na wyraźne odznaczenie różnych dokumentów.

Pojemniki na czasopisma

Czasopisma, gazety czy katalogi z których korzystamy w naszej codziennej pracy potrafią niepotrzebnie zajmować miejsce na biurku. Celem ich uporządkowania oraz lepszego zarządzania przestrzenią roboczą w miejscu pracy warto skorzystać z odpowiednich pojemników biurowych przeznaczonych specjalnie do umieszczania różnych broszur, czasopism czy katalogów. Pojemniki takie możemy swobodnie umieszczać na półkach, co zapewnia łatwy do nich dostęp, jednocześnie nie zabiera naszego miejsca na biurku.

Pojemniki na czasopisma stworzone z myślą o ochronie środowiska naturalnego to pojemniki Leitz z kolekcji Recycle. Cała seria materiałów biurowych Leitz Recycle jest neutralna pod względem emisji CO2. Pojemniki na czasopisma, dokumenty oraz katalogi wykonane są z plastiku w 98% pochodzącego z recyklingu, w 100% nadają się do ponownego przetworzenia. Pojemniki te posiadają certyfikat Blue Angel. Wersja w kolorze czarnym posiada otwór na palec, co ułatwia wysuwanie pojemnika z półki. Pozostałe kolory pojemników, czyli zielony, czerwony i niebieski wyposażone są w uchwyt, który pozwala lekko wysuwać je z półki oraz łatwo przenosić. Pojemniki przeznaczone są do czasopism o formacie A4.

Dziurkacze i zszywacze

Większość dokumentów, którymi zarządzamy wymaga zszycia, czyli połączenia w całość. Jest to ważne z punktu widzenia kompletności dokumentów. Z drugiej strony, jeżeli chcemy dokumenty umieścić w segregatorze lub skoroszycie musimy je przedziurkować. Zszywacz to idealne narzędzie do szybkiego zszywania dokumentów, natomiast korzystając z dziurkacza, sprawnie przedziurkujemy plik dokumentów.

Zszywacze oraz dziurkacze marki Leitz kolekcja Recycle gwarantują niezawodność działania, wysoką jakość, na dodatek wyprodukowane są w duchu naturalnego wpływu na środowisko naturalne.

Zszywacze Leitz Recycle występują w czterech kolorach: czarnym, czerwonym, zielonym oraz niebieskim jednorazowo zszyją do 30 kartek. Zszywacze te można całkowicie zdemontować i oddzielić różne rodzaje materiału. Dzięki temu w 100% nadaje się do recyklingu. Plastikowe elementy zszywacza w 94% pochodzą z recyklingu. W zszywaczach tych zastosowano opatentowaną technologię Direct Impact, która z wykorzystaniem zszywek Leitz Power Performance P3 (24/6 oraz 26/6) zapewnia bezproblemowe zszywanie za każdym razem. Dodatkowo wyposażone są w zintegrowany poręczny rozszywacz oraz przycisk umożliwiający łatwe przekręcenie stopki obrotowej i zmianę zszywania otwartego na zamknięte. Zszywacze te można również wykorzystać do zszywania tapicerskiego, co jest bardzo pomocne przy różnego rodzaju kreatywnych pracach. Zszywacze są zapakowane w kartonowe opakowanie w 100% pochodzące z recyklingu i w pełni nadające się do ponownego przetworzenia.

Dziurkacze Leitz Recycle również występują w czterech kolorach: czarnym, czerwonym, zielonym oraz niebieskim. Dziurkacze te wyposażone są w opatentowane elementy uchwytu, które perfekcyjnie dopasowują się do dłoni. Ostre ostrza zmniejszają wysiłek podczas dziurkowania. Dziurkacz jest wykonany z solidnego, przetworzonego plastiku, nadającego sie w 100% do recyklingu. Dziurkacze te przedziurkują do 30 kartek jednorazowo. Dziurkacz wyposażony jest w pojemnik na ścinki oraz ogranicznik formatu.
Konstrukcja dziurkacza wykonana jest plastiku w 45% pochodzącego z recykling. Można go całkowicie zdemontować co ułatwia segregowanie odpadów. Dodatkowo pakowany jets w opakowanie wykonane z kartonu w 67% pochodzącego z recyklingu.

Etykiety samoprzylepne uniwersalne

Papierowe etykiety do uniwersalnego użytku marki Avery Zweckform można wykorzystać praktycznie wszędzie, tym bardziej w biurze. Z ich zastosowaniem oznaczymy i opiszemy półki biurowe, segregatory, szuflady, umieścimy dane odbiorcy na korespondencji. Etykiety te wykorzystać możemy również do nadawania paczek, listów i innych przesyłek.

Etykiety samoprzylepne Avery Zweckform przeznaczone są do wszystkich typów drukarek laserowych, atramentowych i kopiarek. Posiadają innowacyjną technologię UltraGrip, czyli trójwymiarową powierzchnię z tyłu arkusza gwarantującą równomierne pobieranie i prowadzenie arkusza podczas drukowania. Supermocny klej zapewnia pewne przyleganie etykiet nawet na kartonie a unikalna krawędź QCT zapobiega wydostawaniu się kleju podczas drukowania. Etykiety te posiadają szereg certyfikatów środowiskowych:

• certyfikat FSC - wierzchni materiał etykiety jest wykonany z papieru pochodzącego z lasów zarządzanych w sposób odpowiedzialny
• certyfikat Focus Future - produkcja etykiet Avery Zweckform jest neutralna pod względem emisji CO2 i zgodna ze standardami ISO 14001
• etykiety bielone bez użycia szkodliwego chloru

Etykiety Avery Zweckform występują w bardzo szerokiej gamie rozmiarów, co czyni je rozwiązaniem do zastosowania praktycznie bez ograniczeń.

Pudła do przechowywania i archiwizacji

Pudła do przechowywania zarówno dokumentów jak i innych przedmiotów użytkowanych w biurach mogą również być produkowane z myślą o ekologii. Do takich pudeł należą pudła marki Esselte kolekcja Home. Pudła te idealnie sprawdzą się w biurach ale również w domu. Mogą służyć do przechowywania drobnych przedmiotów jak zdjęcia, dokumenty, kable, ładowarki itp. Pudełka mogą również zostać wykorzystane do zapakowania prezentu, wystarczy tylko ozdobna kokardka. Pudełka wykonane zostały z tektury w 100% pochodzącej z recyklingu. Podstawowe cechy pudełek Home to przede wszystkim:

• gładka i łatwa do czyszczenia powierzchnia
• zdejmowana pokrywa
• dodatkowe uchwyty ułatwiające przenoszenie
• neutralna, stylowa kolorystyka
• boki pudełka tworzą podwójne ścianki, dzięki czemu są mocne i stabilne
• trzy różne rozmiary
• certyfikat FSC, potwierdzający ich ekologiczność

Archiwizacja dokumentów jest bardzo ważnym elementem pracy biurowej. Zasady prawidłowego archiwizowania dokumentów w jednostkach państwowych są ściśle określone. Jednak nie tylko urzędy muszą przechowywać odpowiednie dokumenty przez dłuższy okres czasu. Najpowszechniejszym rozwiązaniem dla wieloletniej archiwizacji dokumentów są pudła archiwizacyjne. Najwyższe standardy archiwizacji spełniają pudła marki Leitz z kolekcji Infinity, dodatkowo produkowane są w duchu ochrony środowiska naturalnego. Pudła Infinity gwarantują wysoką jakość. Przeznaczone są do długotrwałej archiwizacji w muzeach, narodowych archiwach, bibliotekach czy firmach prywatnych. Wykonane zostały w 100% z bezkwasowej tektury z włókien pierwotnych zgodnie z normą ISO 16245. Innowacyjna konstrukcja z automatycznie składanym dnem, oszczędza czas i wysiłek podczas procesu archiwizacji. Pudła te produkowane są w duchu zrównoważonego rozwoju, gdyż w 100% nadają się do recyklingu oraz posiadają certyfikat FSC.

Powyższy artykuł przedstawia najciekawsze ekologiczne rozwiązania w obrębie przechowywania, zarządzania, segregowania i archiwizowania dokumentów. Dla wszystkich, którzy zwracają uwagę na zrównoważony rozwój ważne jest wskazanie, jakie cechy opisanych produktów determinują ich jak najmniejszy negatywny w wpływ na środowisko naturalne. W tym materiale znajdziecie wszystko co Was interesuje. Zawsze też możecie poznać całą ofertę umieszczoną w kategorii Ekoprzechowywanie.

Jesteś naszym klientem? Zaloguj się, aby móc złożyć zamówienie

Jeżeli nie jesteś jeszcze naszym klientem, to możesz szybko nadrobić tą zaległość i zarejestrować swoją firmę.